A partir de la cesión de 300 licencias del software de recursos humanos A3innuva nómina por parte de Wolters Kluwer a la Deusto Business School se pone en marcha un proyecto con tres objetivos:
- — Partiendo del conocimiento recibido en aula de todos los procesos del ciclo de vida de la persona trabajadora, testar con la generación Z, a la que se le supone «nativa digital», si el software les resulta complejo de utilizar, ¿necesita formación adicional el nuevo talento en las empresas? ¿Deben las Universidades y organizaciones incorporar en sus planes de formación alguna nueva acción?
- — Desde la mirada de profesionales que entran en el mercado laboral a corto plazo, identificar las ventajas y desventajas de la utilización del software A3innuva Nómina.
- — Conocer las apreciaciones de estudiantes respecto a la importancia de los servicios ofrecidos por los softwares informáticos de gestión de RRHH y analizar las diferencias con lo que opinan managers, para comprender si las nuevas generaciones están alineadas con el interés de la tendencia de utilización real en las empresas.
En esta aventura, junto con el profesorado trabaja un excelente equipo de profesionales de Euskodata (1) , quienes son la clave para el apoyo técnico y despliegue de la herramienta en el aula.
Desde el 2019 hemos avanzado en el trabajo y probado diferentes metodologías, siendo la más eficiente el formato taller con grupos de 20-25 estudiantes. A continuación, explicamos brevemente el proceso, el feedback recibido de estudiantes, las conclusiones y próximas acciones, esperando la información resulté de interés para las organizaciones, pudiendo ofrecer orientaciones de cómo la generación Z, saliendo ahora de las aulas, entiende el departamento de recursos humanos y las posibilidades del software A3Innuva nómina.
LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN
Hay todavía muchas voces que defienden que la informatización de los datos del personal (sin entrar en consideraciones sobre la legitimidad de su uso) no debe sustituir a la empatía y a la intuición humanas, y advierten del peligro que el exceso de la cantidad de información que la tecnología permite acumular, pueda distorsionar la verdadera vocación del Departamento de RRHH: ¡Gestionar personas, no datos!
A pesar de las reticencias, lo cierto es que la simple evolución de los tiempos, e incluso la propia pandemia, ha hecho que las nuevas tecnologías de RRHH sean cada vez más utilizadas por los departamentos de RRHH. Podemos hablar desde distintos puntos de vista sobre las mismas:
- 1. El desarrollo de la informática, especialmente con los avances en el tratamiento del Big Data y la Inteligencia Artificial, ofreciendo la posibilidad de analizar información e interpretarla (chatbots (2) , …).
- 2. El gran avance de las telecomunicaciones, a través de la creación de nuevas aplicaciones (Meet, Skype,..) y posibilidades de conexión que permiten flexibilizar las relaciones laborales y facilitar y agilizar la relación con personas externas (candidaturas), así como la creación de foros de comunicación virtuales (Redes Sociales y Foros de Empleo online).
- 3. Los softwares vinculados a la gestión de personas, sin ningún tipo de modificaciones o personalizados para las necesidades y características específicas de cada empresa, que permiten gestionar las distintas funciones (selección, formación, retribución, …).
Analizando específicamente los softwares de RRHH, son aplicaciones informáticas que permiten registrar, almacenar, centralizar y relacionar toda la información de la plantilla de una empresa, creando automatismos, objetivos, lo que permite (garantizando la protección de datos, al crear diferentes perfiles y niveles de acceso), por una parte, mejorar la gestión del ciclo de la vida en la empresa y el control de la dirección, y, por otra, motivar, al proporcionar herramientas que permiten mejorar la información, agilizar la realización de los trámites laborales y asegurar mayor objetividad en el desarrollo de la carrera profesional.
Los principales softwares de RRHH utilizados por las empresas españolas son los siguientes (3) : Alight Nóminas y RRHH; Altai Soft; Cpi Soluciones; Edisa; Ekon Employees; Endalia; Factorial; Grupo Castilla;Infinito Software; Informática 3; Microdata; Prevengos; Sage; Summar; Zuchetti; Wolters Kluwer y 10 Software. La mayoría de ellos incluyen, globalmente o por separado, las siguientes funciones de gestión de RRHH:
- • El ERP (Enterprise Resource Planning) es el software global más utilizado en las empresas españolas (4) y agrupa en un solo programa la información relacionada con todas las tareas de la empresa que tienen que ver con aspectos productivos u operativos del negocio, lo que permite la gestión de los pedidos solicitados, los enviados y el stock, así como la información de los clientes y distribuidores, permitiendo asimismo registrar las tareas asignadas a los trabajadores, lo que supone una mejora en los flujos de trabajo al disponer de una visión más clara de todos los datos.
- • Selección: Son muchas las aplicaciones que se ofrecen respecto a la selección de personal. En primer lugar, la mayoría de los softwares permiten objetivar y almacenar la información de los distintos puestos de la empresa, así como de las competencias necesarias asociadas del perfil. El reclutamiento también se realiza ya masivamente virtualmente, tanto en la búsqueda en Redes Sociales y Foros de Empleo online, como para la recepción y análisis de candidaturas (5) , lo que permite un análisis big data de ambas fuentes de información (características demandadas por la empresa y ofrecidas por los candidatos), analizando así una gran cantidad de CV.
La realidad virtual es otra herramienta que está haciéndose un hueco en la selección de candidaturas, a modo de simulador del puesto vacante. Las entrevistas también se empiezan a hacer mucho utilizando tecnología virtual, porque reducen costes y permiten entrevistar a un mayor número de personas al reducir el tiempo y esfuerzo necesario para el desplazamiento, aunque es cierto que no consiguen recrear la información recabada por la interacción directa de una entrevista presencial. En muchas ocasiones ya, si no en exclusiva, asistimos también una ayuda creciente en la toma de decisiones final por la inteligencia artificial.
- • Evaluación del desempeño: existen numerosas herramientas de gestión RRHH que proporcionan información acerca de la evolución personal, así como de sus fortalezas y debilidades, al permitir archivar y analizar los criterios personalizables que cada organización estime oportunos para evaluar el desempeño, tanto a nivel académico, como en sus habilidades y actitudes.
- • Formación: los softwares de RRHH permiten planificar cursos formativos para mejorar las competencias profesionales, agilizando la identificación de quién en la empresa deben recibirlos, quién los va a impartir y qué resultados se han obtenido.
- • La gestión de Nóminas: la mayoría de las empresas utilizan ya softwares de RRHH que permiten agilizar el registro de las bajas, automatizar el cálculo de los salarios y calcular otras prestaciones extrasalariales.
- • Gestión del Tiempo (6) : que puede incluir Control horario y registro de jornada; Gestión de vacaciones; Gestión de ausencias; Gestión de turnos; cuadrante de horarios (con la automatización de los mismos) y autogestión del tiempo (está claro que planificar cuándo vamos a realizar nuestras responsabilidades en el trabajo es uno de los aspectos claves a gestionar para cualquier trabajador y directivo. No hacerlo correctamente supone mayor estrés, menor eficiencia, peores posibilidades de conciliación y, generalmente, peor desempeño, acompañado en muchas ocasiones por una peor relación laboral).
- • Prevención de Riesgos Laborales (ERP), que pueden incluir las especialidades de Seguridad en el trabajo, Higiene industrial, Ergonomía y psicosociología aplicada y medicina en el trabajo.
- • Gamificación en RR.HH: muy útil para selección y formación, con aplicaciones informáticas que, a través de análisis de decisiones de los trabajadores en juegos online, permiten detectar el perfil de capacitación o compromiso de los mismos.
- • Portal del Empleado, para mejorar la comunicación facilitando en ambas direcciones, por una parte, la posibilidad de enviar ágilmente (centralizada o individualizadamente según corresponda) avisos y notificaciones, así como permitir la gestión documental (10T, recibo salarios, contratos, finiquitos, reconocimientos médicos, entrega Epis,...), tanto para la empresa como para el empleado, y trabajar de manera colaborativa, y, por otra, autogestionar solicitudes y trámites laborales.
Adicionalmente a los programas en sí mismos, muchos de estos softwares están en la nube (cloud, disponiendo asimismo tanto de aplicaciones para móvil como de acceso online. Junto con la utilización de sensores y portales web controlan también registros y ubicaciones, lo que hace que todas las disciplinas de la gestión de personas en la empresa se hayan transformado en los últimos años. En este sentido, Guillermo Fernández indica «Los entornos en la nube son cada vez más aceptados por las corporaciones y han servido para que los departamentos de gestión de personas se puedan abrir a una comunicación más fluida vía intranet o Portal del empleado y las Apps en las que se pueden gestionar peticiones y solicitudes que pueden incluir circuitos de aprobación, sin necesidad de desplazamientos ni medios físicos.
Si bien es verdad que las tecnologías en ecosistemas Cloud suponen enormes ventajas, traen consigo inevitables resquicios de seguridad en los datos: encriptados, secuestro de datos, fishing, ransomware,... En el caso de los departamentos de Personas, si cabe, estas vulnerabilidades pueden ser mucho más problemáticas dada la naturaleza del dato, datos personales muy delicados. Para ello, una buena infraestructura cloud debe ir bien acompañada de un estricto sistema de Seguridad: Zero Trust, Autenticación Doble factor...»
Finalmente, indicar que los softwares de RRHH deben ser, por una parte, fácilmente integrables a las aplicaciones ya existentes no solo en el Dpto. de RRHH sino en el resto de la empresa y, por otra, deben ser adaptables a las futuras necesidades. Deben contar asimismo con suficientes herramientas de medición y análisis y, finalmente, es conveniente que el proveedor ofrezca tanto un servicio de formación para para la persona usuaria, especialmente en un primer momento, y disponga de un servicio técnico capaz de garantizar la rápida reparación o mantenimiento en cualquier momento del sistema.
EL SOFTWARE: A3INNUVA NÓMINA
Explicamos brevemente el software utilizado en las clases de la Universidad de Deusto. El objetivo principal de a3innuva | nómina es dar cobertura integral y completa, con dato único, del proceso de la nómina en el departamento de Personas de una empresa, así como gestionar y controlar la documentación y parte administrativa de esta área. Las TIC (tecnologías de la Información y las Comunicaciones), han sido el motor principal del desarrollo, evolución y digitalización de los departamentos de Personas. En a3innuva|nomina la información se integra desde diversos canales, actualizaciones del propio software, actualizaciones de normativa Legal, avisos internos desde la herramienta, así como las Comunicaciones mediante el Portal del Empleado.
Siendo necesario adaptar toda la normativa legal en materia laboral de forma rápida y ágil esta herramienta lo permite. Detrás está uno de los fabricantes de Software más importante del mercado con capacidad más que acreditada para ayudar a crecer sin tener que cambiar de Aplicación. Entre las posibilidades de la herramienta, que son muchas y de distinta índole destacamos:
- • Es una solución 100% Cloud con acceso desde entorno Web.
- • El Portal de la persona empleada: colaboración Pyme-Empleado.
- • Incorporar Firma electrónica y un Gestor documental.
- • Posibilidad de integrar control de Presencia.
- • Acceso a la información en tiempo real.
- • Alta productividad en la carga masiva de datos.
- • Gestión integral completa del departamento de Desarrollo de Personas. Es una aplicación modular que puede incluir Formación, Selección y Evaluación del Desempeño.
- • Presentación telemática de modelos Estatales y Forales.
- • Seguridad de la información.
- • Mejora la comunicación interna entre las personas empleadas
PROCESO. EXPERIMENTACIÓN ACTIVA
En el curso 2019/2020 se realiza la primera prueba experimental para probar la herramienta en grupo grande (aula de 60 estudiantes que trabajaban en grupos de 2 ó 3 estudiantes), desde entonces hasta el curso académico 21/22 van a recibir la formación un total de 215 estudiantes en estudios de grado y desde el año 2020 los participantes en máster de dirección de empresas y recursos humanos de la Universidad de Deusto.
Se trabaja en dos sesiones, en la primera se explica en detalle el Software, las posibilidades que ofrece y los módulos que tiene.
La parte experiencial es en la segunda sesión, cada grupo de estudiantes (2 ó 3) disponen de una licencia activa. Se les va dirigiendo una vez dentro de la herramienta y se lleva a cabo el proceso integral desde dar de alta en una ficha nueva al trabajador o trabajadora con todos los datos necesarios para la posterior contratación, cálculo de nómina, remesa, ficheros de intercambio con Seguridad Social y Sepe, obteniendo además listados con información de costes empresariales.
Otro de los puntos a tratar en el caso práctico es el Portal. Desde este módulo, se muestran las posibles opciones que se tramitan desde el punto de vista tanto de Responsable, como de empleado o empleada, demostrando la descentralización en la gestión de tareas (absentismos, vacaciones, gastos de viajes) en el departamento de personas haciendo partícipes al resto de la plantilla.
Este curso académico 2021-2022, se han realizado dos talleres en grupo pequeño (25 estudiantes) con dos perfiles distintos, por un lado, estudiantes de tercer curso de grado en ADE y por otro, dobles grados también en tercero, en concreto, ade+derecho y ade+ingeniería informática. Se ha dedicado más tiempo a practicar con la herramienta de forma interactiva, pudiendo después reflexionar y preguntar en detalle con la metodología Focus Group a estudiantes.
RESULTADOS Y CONCLUSIONES
Retomando los objetivos presentados anteriormente el feedback recibido nos indica:
- 1.- El software lo encuentran muy intuitivo y que con una buena base de formación en los procesos de recursos humanos facilita mucho el trabajo a los departamentos de personas, sí se consideran familiarizados con aplicaciones, app, pero las utilizan en la gestión de su tiempo de ocio, y necesitan formación específica para aplicaciones más profesionales, entienden que debería incorporarse como acción formativa en las organizaciones. El perfil grado y ade+ingeniería informática «suponen» que todas las organizaciones disponen de alguna herramienta similar para gestionar a las personas, es el perfil ade+derecho el que se «sorprende» que exista un software específico.
- 2.- Se trabajan las ventajas y desventajas que encuentran en la herramienta partiendo de las posibilidad que ofrece, el grado en ADE se decanta entre la posibilidad de disponer de ERP/CRM y la ciberseguridad, en cambio los dobles grados de forma unánime apuestan por ERP/CRM, en cuanto a los servicios que ofrece también hay diferencias por perfiles, en el caso de los dobles grados en primer lugar están las novedades normativas y en segundo lugar la seguridad, siendo en el caso del grado en ADE el disponer de un portal de empleado y la seguridad. En cuanto a las desventajas los dos colectivos coinciden, tienen la percepción que al estar todo digitalizado se «va a perder el contacto personal y humano» y «miedo a estar todo en la nube, inseguridad».
- 3.- Existe una clara discrepancia entre la valoración que les suscita a estudiantes los servicios ofrecidos por los softwares informáticos y la realidad de su aplicación en las empresas, ya que, según Euskodata, esta es la aplicación realmente demandada entre sus clientes:
- — APP´s: 82%-CLOUD: 46%. Tendencia clara al alza. De cara al 2024 se prevé un incremento del 25%
- — CIBERSEGURIDAD: 64%
- — GESTIÓN DOCUMENTAL: 55%
- — CONTROL/GESTIÓN DEL TIEMPO: por ley todos los clientes tienen un sistema de control horario pero el 95% de nuestros clientes lo tienen digitalizado.
- — ERP/CRM: ERP un 84% / CRM un 38%
- — BI (cuadro de mandos): 7%
Adicionalmente, y en este mismo sentido, por módulos de RRHH, Euskodata considera que los temas más demandados por las empresas para su digitalización son:
- 1. SELECCIÓN: 25%
- 2. FORMACIÓN: 40%
- 3. EVALUACIÓN: 30%
Los items de valoraciones finales de las sesiones formativas son positivos y en escala de 1 a 5 se obtiene una puntuación media global de 4, lo que demuestra que sigue habiendo área de mejora, se recibe muy bien por parte del grupo de estudiantes la posibilidad de testar y trabajar de forma real y no con una demo, un software muy completo de recursos humanos.
La relación de colaboración entre Deusto Business School y Capital Humano se remonta a hace más de dos décadas, cuando profesorado del ámbito de dirección de personas participábamos junto con otras Escuelas de Negocio en los tribunales de los Premios Capital Humano (7) .