Desde que en 2001 se publicara el Manifiesto Ágil, incubado en las empresas de producción de software para mejorar la eficiencia en el desarrollo de nuevas aplicaciones, este marco de trabajo se ha ido implantando en el resto de sectores empresariales.
El marco de trabajo Agile permite generar productos y servicios a gran velocidad, con el fin de satisfacer las necesidades y preferencias continuamente cambiantes de los clientes. Parte de la involucración del cliente y su feedback en todo momento, así como de la repriorización continua de las funcionalidades a desarrollar que realiza el product owner. Los equipos son multidisciplinares y autoorganizados. El objetivo es lograr ir poniendo en producción «productos incrementales» mediante ciclos rápidos de entrega (Sprints, normalmente de 2-3 semanas, en vez de soluciones totalmente finalizadas).
El informe de 2018 del Business Agility Institute identifica los beneficios de la agilidad para el negocio: mayor éxito en el mercado, mejores formas de trabajar, colaboración, comunicación y satisfacción de los empleados y clientes, entre otros.
La cultura Agile propone un marco de trabajo que se basa en principios Agile y valores clave. Para ser efectivo requiere un cambio de mentalidad (mindset) hacia una cultura de aprendizaje continuo, transparencia en la información y un entorno de seguridad psicológica en que se puedan plantear y discutir los problemas, compartir conocimientos e ideas, debatir abiertamente los resultados del trabajo y aprender de los éxitos y fracasos.
SCRUM es un marco de trabajo colaborativo que establece roles claramente definidos y proporciona herramientas para desplegar un modelo basado en ciclos iterativos con entregas frecuentes incrementales a partir de prototipos (producto mínimo viable) que los usuarios puedan visualizar y tocar. En cada iteración se van añadiendo funcionalidades a partir del feedback de los usuarios.
Este modelo se aleja de los enfoques de gestión de proyectos tradicionales «en cascada» y apuesta por la fragmentación en pequeñas unidades que se ejecutan en «sprints» de dos o tres semanas. Durante cada Sprint, el equipo realiza breves reuniones diarias de seguimiento para compartir el progreso («qué hice ayer», «qué voy a hacer hoy») y detectar impedimentos. Esta reunión recibe el nombre de Daily standup, ya que se realiza de pie para asegurar que dure 15 minutos como máximo.
Al final de cada sprint, los miembros del equipo se reúnen para revisar el progreso hasta la fecha, recabar opiniones de los usuarios y establecer el objetivo para el próximo sprint (Review). Además, se hace una Retrospectiva en la que se analizan las Lecciones Aprendidas y se proponen mejoras para el funcionamiento del equipo.
La filosofía Agile se está extendiendo en Bankia con 3 objetivos principales:
- 1. Aumentar la rapidez de respuesta y el valor aportado a los clientes con la capacidad y recursos actuales del Banco
- 2. Afianzar una cultura centrada en la entrega de valor continua, meritocracia y flexibilidad ante el cambio
- 3. Fusionar equipos que trabajan separados, fomentando la colaboración entre áreas de conocimiento
En Bankia, la implantación del marco de trabajo Agile se apoya en cuatro pilares fundamentales: foco en el cliente, orientación a resultados, adaptabilidad en la incertidumbre y empoderamiento de los equipos.
En palabras de Pablo Ruiz, Director de Agile y Nuevas Formas de Trabajo dentro de la Dirección General Adjunta de Personas y Cultura, «El marco de trabajo Agile no es un objetivo en sí mismo, sino un medio que nos permite responder mejor y más rápido a cambios en los requerimientos de los clientes y del entorno competitivo, aumentar la eficiencia y eficacia (descomponiendo los silos y eliminando la burocracia) y aumentar la implicación de los equipos para ser capaces de atraer, aflorar y retener el talento necesario».
A finales de 2018, Bankia inició una prueba piloto con la puesta en marcha de un proyecto de la Dirección de Personas con marco de trabajo Agile. El objetivo: «definir una nueva PVE (Propuesta de Valor al Empleado) centrada en las necesidades reales de los empleados para renovar su compromiso e ilusión por la empresa y además facilitar la atracción de nuevo talento». Para ello se reunió un equipo multidisciplinar formado por miembros de distintos equipos (RH, Comunicación y Red)
Gracias al marco de trabajo Agile y el entusiasmo de los miembros del equipo, todo el proceso se desarrolló en un tiempo record: 5 sprints de 2 semanas cada uno, 2 meses y medio en total.
Los 5 sprints
El equipo llevó a cabo un completo análisis interno y externo, la definición de la nueva PVE, el Plan de comunicación y de implantación.
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El proceso de elaboración de la nueva PVE quedó plasmado en la siguiente imagen:
Visual del proceso
Dados los buenos resultados, se inició un nuevo proyecto para el rediseño del sistema de retribución variable. Y posteriormente se inició un segundo Piloto con una pequeña Tribu de 5 equipos dedicados a desarrollar mejoras en la APPmóvil y al asistente conversacional de Bankia:
- • Mejoras de accesos y transferencias.
- • Optimización de procesos de venta.
- • Revisión de errores mostrados a clientes.
- • «Sleep well» (mayor control y seguridad de las finanzas diarias).
- • Asistente conversacional en App.
Cada uno de los grupos de trabajo en Agile está formado por profesionales multidisciplinares, cuya formación y experiencia complementa al resto del equipo. Cada uno proviene de ámbitos muy distintos, como marketing, negocio, seguridad, sistemas, tecnología, arquitectura de información, ciberseguridad, etc. Estas sinergias, y el trabajar todos juntos durante todo el proceso, permiten alcanzar los objetivos más rápidamente y ver resultados desde el principio.
NUEVAS FUNCIONALIDADES
Algunos ejemplos de nuevas funcionalidades desarrolladas en Agile para la APP y el asistente conversacional:
- • Consulta del número PIN de las tarjetas (anteriormente se producían 800.000 impresiones anuales del número pin en las oficinas. El primer mes de implantación de esta funcionalidad ya se hicieron el 15% desde el móvil).
- • Personalización de tarjetas para pagos en el extranjero.
- • Mejora en la operativa de bloqueo y emisión de tarjetas.
- • Nueva agenda de beneficiarios de transferencias.
- • Programar transferencias y traspasos.
- • Mejoras en el rendimiento y acceso de la app.
- • Catalogación de errores con mensajes más descriptivos.
A partir de los Pilotos Bankia ha iniciado el escalado del modelo configurando y lanzando nuevas Tribus. Hasta el momento, 174 profesionales de Bankia han pasado a trabajar con esta metodología, algunos de ellos dedicando el 100% de su tiempo, y otros solo de manera parcial. La colocalización es importante. En el caso de los primeros, dejan temporalmente su puesto habitual para desplazarse a trabajar físicamente a la primera planta del edificio de Bankia en Las Rozas, donde se han habilitado salas especiales en las que se fomenta una dinámica de trabajo distinta: sin jefes, sin jerarquías, mesas en círculo para trabajar en equipo, con personas de diferentes ámbitos de actividad, pizarras, sofás, post-it de colores, lapiceros y «la pradera», una sala multifuncional donde cualquiera de ellos puede buscar un sitio libre, concentrarse y trabajar sin interferencias.
«Comprobar que realmente se pueden conseguir resultados relevantes en un periodo de tan solo dos semanas es increíble y, sobre todo, tremendamente motivador»
Según explica Pablo Ruiz, «es probable que esta nueva filosofía de trabajo se extienda a otros ámbitos funcionales en nuestra organización, y continúe creciendo el número de personas que trabajan en Agile en Bankia, especialmente en servicios centrales; no obstante, la participación de personas de la red comercial en los grupos Agile será siempre muy importante porque nos aportan la realidad del día a día con el cliente, con su experiencia y sus necesidades reales concretas»
BENEFICIOS
Los beneficios de aplicar la filosofía y los métodos ágiles son numerosos:
- • Mejora de calidad y resultados: ahorro de costes, aumento de la productividad, reducción del tiempo de salida al mercado (Time to market)
- • Mayor satisfacción y compromiso: aumenta el sentido de propiedad y responsabilidad por los logros del equipo.
- • Equipos más capacitados para afrontar retos y resolver problemas.
- • Mayor creatividad e innovación
Estos beneficios se reflejan en los comentarios de los profesionales de Bankia implicados en los equipos:
- • «Comprobar que realmente se pueden conseguir resultados relevantes en un periodo de tan solo dos semanas es increíble y, sobre todo, tremendamente motivador».
- • «Con una metodología de trabajo tradicional, solo participas en una parte del proceso, no tienes una visión de conjunto, y, para cualquier paso, necesitas de reuniones, informes y correos que dilatan los tiempos. Sin embargo, trabajando en Agile se agilizan mucho los plazos, y ves resultados tangibles desde el principio».
- • «Participar en todas las fases del proyecto te permite tener una visión de conjunto excepcional, te hace involucrarte y empatizar mucho más con los problemas que pueda tener tu compañero».
- • «Cuando cerramos un sprint en el que hemos conseguido alcanzar el reto marcado, la satisfacción es enorme».