Los mentores internos de la organización, si están oportunamente formados, guían el proceso de onboarding. Trabajan coordinados con los formadores y tutores, manteniendo un rol distinto, de facilitación más que de maestría, de escucha y de refuerzo más que de paternalismo, con preguntas e interés por lo que sus mentees tienen para aportar a la organización.
LAS NECESIDADES DE ACOGIDA
El mentoring es un instrumento útil y oportuno dentro de cualquier organización, sea pública o privada.
El Programa de acreditación de Formacció está destinado a las organizaciones que quieran utilizar el Mentoring, con el fin de ayudarles en su desarrollo, implantación y optimización. En los últimos tres años dos grandes organizaciones han participado en nuestro programa para desarrollar un equipo interno de mentores: la Mutua Asepeyo en España y la Red de escuelas públicas Senza Zaino en Italia.
Las dos organizaciones se han dotado de un grupo interno de unos 20 mentores y mentoras, y empiezan a disfrutar de las aportaciones profesionales que ello implica.
Podríamos indicar distintos procesos productivos y de acompañamiento en los que tener mentores internos otorga un gran valor añadido. Hemos elegido hablar nada más que de uno, el onboarding, por ser una situación de interés y preocupación para los gestores de RRHH.
Integrar nuevos colaboradores puede tener lugar en nuevos procesos de selección, sea de grupos numerosos, sea solo de un par de personas, pero también tiene que ver con la política de promoción y de traslados, personas que cambian de rol o de función o simplemente de lugar o sede, dentro de la misma función.
Ello conlleva, sin excepciones, un traspaso de competencias y procesos, la capacitación de quien llega, la trasmisión de procedimientos técnicos, pero también de cultura interna empresarial, de los criterios y acuerdos previos, de las normas no escritas… y mucho más. Por otro lado, la persona que empieza en un nuevo rol también trae bajo el brazo experiencias, sabiduría, ideas frescas no contaminadas por la costumbre, por lo que es a su vez fuente de desarrollo para el nuevo equipo.
FORMACIÓN — TUTORÍA Y MENTORING
Es fruto de la ingenuidad y/o de la ignorancia pedagógica pensar que, si quiero trasmitir algo, lo digo, y la otra persona lo entiende y lo empieza a hacer, atendiendo a mis indicaciones y/o correcciones.
La realidad no es tan simple y a menudo el proceso de onboarding se alarga y se complica. La persona que llega puede no sentirse apreciada o aceptada, no siempre aprende lo que se le quiere trasmitir, y a veces ni siquiera tiene el valor de admitirlo. Con el tiempo los obstáculos se difuminan y tienden a desaparecer, pero el mal paso con el que se ha empezado no siempre se arregla del todo y las aportaciones positivas del proceso pueden desaparecer.
Con los dos grupos de mentores con que hemos trabajado, hemos elaborado una cadena de acciones o de pasos a seguir para desarrollar de forma excelente el onboarding para evitar la rotación no deseada que tanto preocupa a las empresas y conseguir a la vez un aumento de capacidades y de oportunidades de desarrollo interno.
Los equipos empiezan con una formación breve de duración variable (entre 8 y 30 horas). No siempre las personas recién incorporadas pueden empezar enseguida su trabajo. En las profesiones liberales, por ejemplo, quien empieza, difícilmente puede afrontar solo la gestión de un problema con un usuario o cliente.
En el caso de Asepeyo la mayoría del personal médico o de enfermería llegan capacitados para afrontar la jornada de trabajo con cierta independencia, aunque haciendo muchas preguntas a sus colegas.
En el caso de Senza Zaino, la comunidad formada por nuestro programa está constituida por docentes que enseñan el modelo a las nuevas escuelas que quieren entrar en la red. La tarea de formación es muy compleja en este caso y durante al menos un par de años los nuevos formadores necesitan ser acompañados por un senior para seguir aprendiendo, y ser supervisados un par de años más. Este acompañamiento siempre necesario para cualquier profesión se llama Tutoría: es un período de trabajo al lado de un/a colega más experto/a o con más experiencia, para mirar y ser mirado, dar y recibir feedback, analizar problemas nuevos y tomar las decisiones apropiadas. Se desarrolla trabajando.
El mentoring viene a cerrar el círculo: en la formación y en la tutoría el control del proceso lo mantienen las personas más expertas. Completamente diferente es la dinámica de mentoring, actividad de intercambio y reflexión entre pares en el que el mentee determina sus necesidades y objetivos. El mentor empieza sus sesiones con la simple pregunta: «¿En qué te puedo ayudar?» y renuncia durante el encuentro (sentados a una mesa y no en la dinámica de trabajo) a dar sermones y clases, escucha más que habla, pregunta más que dice, provoca, pero no juzga, y anima a poner en práctica las acciones para resolver problemas y obstáculos.
Aparentemente el mentoring representa la tercera fase del onboarding, pero en realidad no es así y de esta ilustración inicial:
Ilustración 1 Pasos del Onboarding
Pasaremos a ésta
Ilustración 2 La mentoría guía del proceso
En la segunda ilustración la mentoría no es un paso aislado, sino que se plantea como la guía de todo el proceso, lo empieza, lo acompaña y lo cierra.
AHORRAR TIEMPO Y EN REALIDAD PERDERLO
La dificultad principal que la organización afronta es la idea de que proponer un mentor por cada nuevo onboarding conlleve un consumo elevado de tiempo, energía y recursos. Lo contrario es cierto. Recorrer el camino de integración de nuevas personas sin una referencia facilitadora provoca a menudo problemas de malentendidos e ineficacia productiva, que hacen recomendable evitar el riesgo.
Una sola obligación para las organizaciones que quieren probar: los mentores deben formarse en un programa específico. Algo tan llano como comunicarse a la misma altura, evitar el juicio o hacer preguntas potentes, que son las bases de la mentoría, resulta ajeno y lejano a la mayoría de las personas adultas que trabajan. Sus esfuerzos, buena voluntad y predisposición para ayudar, sin una formación específica, no garantizan el resultado. Con un programa de desarrollo competencial enfocado en el mentoring para el onboarding, aprenden rápido y seguro.
REFERENCIAS
www.mentoringonline.net
www.emccspain.org
www.emccglobal.org