Antonio Núñez
Senior Partner de Parangon Partners, firma de búsqueda de altos directivos y consejeros, y Fundador de la Asociación de Alumni de la Harvard Kennedy School.
«Nunca te pongas excusas. No tienes tiempo para ello, porque si usas tu energía de ese modo, no te quedará energía para hacer todas las cosas que necesitas hacer, como superar obstáculos y alcanzar objetivos.
Alan Key
«Si nadie me lo pregunta, lo sé, pero si trato de explicárselo a quien me lo pregunta, no lo sé». Con estas palabras se refería San Agustín al «tiempo», término tan abstracto, pero a la vez tan manido, que contiene múltiples dimensiones y que nos permite poner en marcha el reloj de nuestras vidas. El tiempo, ese «Tiempo sin tiempo», de Mario Benedetti. Ese tiempo para mirar, para andar, para pensar. Tiempo para aparecer y desaparecer, para aprender y desaprender.
No somos del todo conscientes cuán rápido pasa ese tiempo que carece de retorno, que no nos permite enmendar lo que hicimos mal, ni borrar decisiones equivocadas, ni aprovechar determinadas oportunidades que dejamos atrás ni quitar de la mente algún sentimiento que nos hace sentir culpables y nos atormenta. Tiempo que no podemos detener, ni modificar, ni alargar, ni estirar, ni comprar. Tiempo que no se recupera, pero que sí podemos controlar para alcanzar los objetivos y metas propuestos. El problema no es tanto la falta de tiempo, sino el uso que se hace de él. Para que las tareas de un directivo se desarrollen con éxito el más escaso de los recursos, en palabras del gurú del management Peter Druker «debe administrarse bien, o no podrá administrarse nada».
Ahora bien, ¿qué hacer para conseguir una gestión eficaz de ese tiempo? Una íntegra formación de directivos incluye técnicas para planificar el día a día en el trabajo, dedicándole el tiempo justo a cada una de sus actuaciones. Esta formación pasa por el aprendizaje de aplicaciones y herramientas tecnológicas que sirven de gran ayuda, tales como el uso de calendarios, diagramas de planificación, software de programación, agendas coordinadas, etc.
Sin despreciar todas las bondades que las Tecnologías aportan, tres de las principales claves que yo recomiendo para aplicar en toda gestión directiva son:
- A. Objetivos claros.
- B. Planificación.
- C. Prioridades.
A. Tener claro cuáles son los objetivos para poder trabajar de forma eficaz; que se puedan establecer rutinas que fomenten una disciplina y que ayuden a aumentar la confianza y la motivación tras la consecución de los retos marcados. Estos objetivos pueden venir impuestos desde la organización o provenir de uno mismo, pero, en cualquier caso, es necesario tenerlos en cuenta a la hora de gestionar cada jornada, porque si no, desgraciadamente, suelen ser los que se van quedando siempre atrás.
B. Planificar todas y cada una de las actividades que aporten valor, entre las que se incluyen desarrollar procesos y actividades que tienen que ver directamente con las responsabilidades, objetivos y rutinas de cada uno. Analizar el tipo de tareas a realizar permite adaptar un patrón determinado a aquellas a las que hay que dedicar más tiempo. El resto son las que restan tiempo a la organización por no estar bien organizadas.
C. Después de saber cuáles son los objetivos y tras planificar cada una de las actuaciones, hay que priorizar tareas. Priorizar es centrarse en lo importante, pero combinarlo con lo urgente con el fin de que no quede nada por hacer. Así es como lo expresa Laura Perkins, quien señala que el primer paso para manejar las cargas de trabajo es saber ser flexibles en nuestros planes para crear nuestros propios métodos.
Si sabemos marcarnos objetivos reales, si planificamos nuestra estrategia de actuación y si conseguimos dar prioridad a las actuaciones más importantes, conseguiremos mejorar la productividad y la competitividad de nuestra organización.
Dice un proverbio árabe que hay cuatro cosas que nunca más vuelven: una bala disparada, una palabra hablada, un tiempo pasado y una ocasión desaprovechada. Pasar la vida es inevitable, pero perder el tiempo…. ¡No tiene perdón! El tiempo es el mayor baluarte que poseemos. Invertir en tiempo es invertir en calidad de vida y en felicidad. Como si de nuestro propia empresa se tratara, realicemos un plan realista de nuestra vida, que nos ayude a lograr nuestros objetivos y a cumplir con nuestras responsabilidades; que nos permita cumplir nuestros sueños y nuestras metas, aquellos por los que estamos dispuestos a trabajar el resto de nuestros días. El reloj sigue funcionando. ¡No dejes que se pare! ¡No detengas el curso irrevocable de su camino! ¡Actúa!