Antonio Peñalver
Socio director de People First Consulting
A medida que se investiga en torno a la gestión de proyectos se hace cada vez más evidente que el éxito de los jefes de proyectos no se puede lograr solo con un conjunto de habilidades técnicas.
El Project Management Institute (PMI), la principal organización mundial dedicada a la gestion de proyectos y la certificación de sus profesionales, reconoce que la gestión con éxito de los proyectos requiere, más que el dominio de habilidades técnicas, —relacionadas con procesos, marcos y disciplina-, un conjunto especial de habilidades personales para reunir todos los recursos hacia un objetivo común.
Múltiples investigaciones revelan que la gestion eficaz de los proyectos requiere una gran comprensión y aplicación del liderazgo para garantizar que el equipo realice las tareas necesarias de manera oportuna al más alto nivel de efectividad y calidad. El éxito de los proyectos depende, en gran medida, del estilo de liderazgo que los jefes de proyecto pueden ejercer sobre las personas involucradas; puesto que impacta directamente en los resultados del mismo en los mismos.
Las dos principales funciones de los jefes de proyecto de proyecto son integrar todos los elementos del sistema del proyecto y proporcionar liderazgo al equipo del proyecto. Su efectividad dependerá de sus habilidades operativas, intrapersonales e interpersonales. Pero, sin embargo, tampoco, se puede olvidar la necesaria necesidad de dominio de las competencias técnicas que los jefes de proyecto han de tener.
¿QUÉ COMPETENCIAS SON MÁS IMPORTANTES: LAS TÉCNICAS O LAS «SOFT»?
El debate, en base a la evidencia, se inclina hacia el reconocimiento de una mayor necesidad de dominio de las habilidades personales como impulsoras con éxito de los proyectos. Después de todo, las partes interesadas, —en, especial, el equipo—, tienen actitudes, creencias, intereses y comportamientos que necesitan ser gestionados para impulsar con éxito los resultados finales de los mismos.
Esto no quiere decir que haya que desdeñar la necesidad de dominar las competencias técnicas de los jefes de proyecto para gestionar los recursos, procesos y estándares de trabajo con éxito.
Sin embargo, el entorno cambiante en objetivos, recursos, procesos y tecnología, así como la fluctuante necesidad de talento con diferentes relaciones de trabajo, conocimientos, valores… trabajando, muchas veces, en remoto, hace que las competencias «soft», —también, conocidas como habilidades personales—, sean críticas.
Las habilidades personales o competencias «soft» permiten a los jefes de proyecto tener una mejor comprensión técnica dentro del contexto de una situación particular, así como movilizar a su equipo para que desplieguen el máximo de su potencial y obtengan altos niveles de rendimiento. Las habilidades personales justifican el comportamiento de los jefes de proyecto y, en muchos aspectos, se asocian al cociente de inteligencia emocional (EQ); es decir, su capacidad para identificar, evaluar y controlar sus emociones, de los demás y de su equipo.
LA CLAVE DEL LIDERAZGO DE LOS PROYECTOS
«Supongo que liderazgo alguna vez significó músculos; pero hoy significa llevarse bien con la gente», Gandhi
Los jefes de los proyectos, como líderes, tienen que conseguir con excelencia los resultados esperados de los mismos, gestionando su creciente complejidad con eficacia operativa y con un equipo comprometido. Y se enfrentan al paradigma de interactuar con los diferentes stakeholders de los proyectos, —en especial, sus equipos—, a través de una forma diferente de pensar y actuar a como lo harían en otro entorno organizativo.
El Project Management Institute (PMI) comenta que, para fortalecer la capacidad interna de los equipos, satisfacer las necesidades de los clientes y superar las expectativas, los jefes de proyecto han de introducirse en un círculo virtuoso donde desarrollen cinco componentes clave en relación con sus colaboradores:
- • Generar Confianza.
- • Generar Lealtad.
- • Asegurar el desempeño del equipo.
- • Promover nuevas oportunidades.
- • Favorecer el crecimiento de los colaboradores.
Estos componentes para desarrollar con éxito los proyectos, requieren de sus responsables el desarrollo excelente de habilidades intrapersonales, interpersonales y operativas.
Las habilidades personales o competencias «soft» permiten a los jefes de proyecto tener una mejor comprensión técnica dentro del contexto de una situación particular, así como movilizar a su equipo
En su gran mayoría, los programas de desarrollo de los jefes de proyectos se centran en ayudarles a entender y gestionar las fases de los mismos.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Es obvio que para liderar con éxito los proyectos, sus responsables han de saber comprender y gestionar el ciclo de vida de los mismos.
El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de fases, con un conjunto de actividades relacionadas entre sí, en las que se organiza un proyecto desde su inicio hasta su cierre, para lograr alcanzar el objetivo propuesto. Y en cada una de ellas, tiene que aplicar los conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades necesarias para poder cumplir con los requerimientos que exige el proyecto.
Brevemente, recordemos las fases del ciclo de vida de un proyecto:
- 1. Anteproyecto. La fase de inicio de un proyecto tiene como objetivo estudiar todos los aspectos referentes al mismo, —como la viabilidad, alcance y el equipo o áreas encargadas para trabajar en él—, definiendo los objetivos y recursos necesarios, así como, transmitiendo positivamente el mismo para su aceptación.
- 2. Planificación. En esta la etapa se plantea y programa el conjunto de acciones y actividades a realizar basándose en los datos obtenidos y definidos en la fase anterior; organizando y asignando las tareas del equipo, entre otras cosas.
- 3. Ejecución y control. En esta etapa, una de las más críticas, todas las actividades programadas en la hoja de ruta son llevadas a cabo en el orden previsto; siendo necesario, entre otros aspectos, definir y seguir indicadores de gestión, tomar decisiones y adoptar medidas correctoras, comunicar eficazmente, favorecer el trabajo en equipo, así como orientar y desarrollar a los miembros del mismo.
- 4. Cierre y presentación de resultados. En esta última fase del proyecto se asegura el cumplimiento de las responsabilidades adquiridas en el mismo, entregando los entregables comprometidos, evaluando los resultados y dando feedback constructivo al equipo participante.
DESARROLLO DE LAS HABILIDADES CRÍTICAS DEL JEFE
Como he comentado, la mayoría de los programas de desarrollo de los jefes de proyectos se centran en ayudarles a entender y gestionar las fases de los mismos; lo hacen poniendo más el foco en los procesos y las herramientas de gestión necesarios, y bastante menos en las habilidades personales que han de saber desplegar con éxito.
Para confirmar esta carencia, solo hace falta ver los contenidos de los principales programas de formación y certificación en gestión de proyectos del mercado. Pero, como comentábamos, para liderar con éxito un proyecto sus responsables han de saber desplegar un conjunto de habilidades personales; en especial interpersonales y operativas.
Analicemos, pues, las habilidades personales o competencias «soft» que un jefe de proyecto tiene que saber desplegar asociadas a las diferentes fases del mismo:
- • Saber «Dar Claridad» en la fase de Anteproyecto
En esta fase centrada en el estudio de los aspectos referentes al proyecto, así como en la concreción y transmisión de los objetivos y recursos necesarios, los jefes de proyecto han de saber desarrollar, como mínimo, las siguientes habilidades:
- ○ Análisis de la información. Se refiere a la capacidad para buscar y efectuar un análisis previo al proyecto de la información necesaria y extraer de ella las soluciones de mayor calidad, sus posibilidades de implementación, los recursos disponibles y los riesgos asociados.
- ○ Transmitir adecuadamente. Significa saber explicar y convencer a los stakeholders del proyecto de las oportunidades y ventajas del proyecto a través de estrategias de comunicación escrita, conversaciones individuales y el desarrollo de presentaciones de alto impacto.
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Para liderar con éxito un proyecto sus responsables han de saber desplegar un conjunto de habilidades personales; en especial interpersonales y operativas
- • Saber «Implicar» en la fase de Planificación
En esta fase centrada en el planteamiento, programación y organización de las actividades necesarias realizar acorde el análisis previo y objetivos planteados, los jefes de proyecto han de saber desarrollar, como mínimo, las siguientes habilidades:
- ○ Planificación y Organización. Es la habilidad del jefe de proyecto para definir prioridades y establecer planes de acción del proyecto, ajustándose a sus objetivos de presupuesto y plazos, y distribuir los recursos, medidas de control y seguimiento necesarios para alcanzar los objetivos.
- ○ Delegación Eficaz. Se refiere a la habilidad del jefe de proyecto para, en función de las capacidades de sus colaboradores, asignarles claramente las tareas a desarrollar asignándoles los recursos necesarios, otorgándoles autonomía y proporcionándoles la ayuda necesaria.
- ○ Influencia interpersonal. Es la habilidad del jefe de proyecto para producir un efecto positivo en los miembros del equipo para que, por su propia voluntad, quieran despegar su máximo potencial y obtengan altos nieves de rendimiento en desarrollo del mismo.
- • Saber «Seguir y apoyar» en la fase de Ejecución y Control
En esta fase centrada en el desarrollo eficaz de todas las actividades programadas en la hoja de ruta del proyecto, los jefes de proyecto han de saber desarrollar, como mínimo, las siguientes habilidades:
- ○ Trabajo en equipo. Es la habilidad del jefe de proyecto para facilitar en sus colaboradores un clima positivo de colaboración, comunicación y confianza entre ellos para alcanzar de forma positiva y colaborativa los retos del mismo.
- ○ Gestion de Reuniones. Se refiere a la habilidad del jefe de proyecto para organizar y conducir de forma productiva y eficaz las reuniones de proyecto con su equipo proponiendo los temas necesarios en cada una, administrando los tiempos, facilitando la participación y adoptando las decisiones más adecuadas, con el fin de asegurar el eficaz de desarrollo del proyecto.
- ○ Análisis y Toma de decisiones. Nos referimos a la capacidad de los jefes de los proyectos para analizar de forma crítica los problemas que van surgiendo en desarrollo de los mismos, valorar las distintas posibilidades de actuación y adoptar las decisiones más adecuadas rápidamente.
- ○ Desarrollo de Personas. Es la habilidad que tiene el jefe de proyecto para facilitar en el equipo un ambiente de trabajo positivo hacia el aprendizaje, así como de orientales y entrenarles a nivel individual para que se adecuen mejor a sus funciones y obtengan un mejor desempeño.
- • Saber «Valorar y Reconocer» en la fase de Cierre y presentación de resultados
En esta fase centrada en el seguramiento del cumplimiento de las responsabilidades adquiridas en el proyecto, los jefes de proyecto han de saber desarrollar, como mínimo, las siguientes habilidades:
- ○ Dar feedback Constructivo. Se trata de una habilidad que todo jefe de proyecto ha de saber desplegar en la fase de ejecución del mismo, también. Es muy importante que sepa transmitir a sus colaboradores información, basada en hechos y datos, de la marcha de su desempeño y contribución en el desarrollo del proyecto buscando, en su caso, el aprendizaje y un compromiso positivo de mejora.
- ○ Reconocimiento. Es la habilidad que ha de tener el jefe de proyecto para, a lo largo de su ejecución y al final, valorar de forma fehaciente al equipo, a nivel colectivo e individual, su contribución positiva al desarrollo del mismo
Como podemos ver, son muchas y relevantes las habilidades personales que los jefes de proyectos ha de saber desplegar a lo largo del mismo para asegurar su eficaz desarrollo. Entrenar a los jefes de los proyectos poniendo el foco, casi con exclusivamente, en los procesos y los recursos, como proponen muchos programas sobre gestion de proyecto, es un gran riesgo para asegurar la eficacia de los mismos. Como he comentado justo al principio, el éxito de los jefes de proyectos no se puede lograr solo asegurando de que disponen de un conjunto de habilidades técnicas.