Primer día de trabajo. Todos hemos vivido el vértigo que se siente ante las mil dudas que vuelan por nuestra cabeza. ¿Dónde voy? ¿A qué hora tengo que llegar?
¿Hay un dress code? ¿Qué pasará en mi primer día? ¿Y en la primera semana?
¿Dónde busco la información? ¿Quién me va ayudar? ¿A quién pregunto? ¿Cuáles son mis objetivos? ¿Con quién voy a trabajar? Infinitas preguntas.
Incógnitas como estas y muchas más son las que un buen proceso de onboarding debe responder, evitando que el nuevo empleado no sufra de ese abismo de dudas en sus primeros días, semanas e incluso meses.
Por esta razón y para comprender mejor en qué consiste este proceso de onboarding laboral, y si las nuevas tecnologías pueden ayudar a mejorarlo, entrevistamos a Thalita Antonioli, directora de RRHH de Signaturit, la primera tecnológica española en el ranking FT 1000 del Financial Times del 2020.
Redacción de Capital Humano
Pregunta.- ¿Qué es el onboarding de empleados?
Thalita Antonioli.- Es el proceso de acogida de un nuevo trabajador, durante el cual se familiariza con la organización, su trabajo, la cultura de la empresa, sus responsabilidades y con los compañeros con los que trabajará. En él podemos diferenciar dos grandes bloques: uno más administrativo (documentos, firmas, manual de empleados, información personal del trabajador) y otro más de formación donde resolvemos las dudas del empleado.
Yo diría que los objetivos más destacables dentro del onboarding serían que las contrataciones funcionen, es decir, que tengan el desempeño esperado lo más rápido posible, y dar la mejor acogida posible para que la incorporación se comprometa con la compañía.
P.- ¿Por qué es tan importante un buen proceso de onboarding en las empresas?
TA.- Para contestar a esta pregunta creo que los datos son la mejor respuesta para comprender la importancia de este proceso: 90% de los empleados deciden quedarse o irse en los 6 primeros meses - Retention after hiring.; Los nuevos empleados que han tenido un buen onboading tienen 69% más de probabilidades de quedarse en la empresa por 3 años - Engagement y retention.; Y un buen onboarding proporciona un aumento en la productividad de los nuevos empleados más de 50%. - Performance.
P.- ¿Cómo se puede diseñar un proceso de onboarding?
TA.- Para que la incorporación funcione, los responsables de recursos humanos deben diseñar una experiencia relajada, creativa y profundamente atractiva que cautive a los nuevos empleados, sin olvidar automatizar todo lo posible el proceso para ayudar al profesional de RRHH.
Lo primero que debemos resolver es cuánto tiempo tiene que durar un onboarding y yo diría que depende. Depende de la empresa y del rol de la persona. Hay empresas que lo hacen en 1 día, otras en 3 meses, 6 meses, e incluso hasta 1 año. Desde mi experiencia profesional el mejor onboarding es el que se desarrolla en 5 etapas:
- 1. Antes del primer día (pre incorporación).
- 2. El primer día (orientación).
- 3. La primera semana / mes.
- 4. Después de los primeros 90 días.
- 5. A los 6 meses / primer año.
P.- Cuando hablas de automatizar el proceso ¿a qué te refieres?
TA.- Para completar un buen proceso de onboarding se tiene que superar muchas expectativas, sorprender en positivo con la experiencia y sentar las bases de la relación con el empleado, que se pretende que sea duradera y satisfactoria para ambas partes. Son objetivos muy ambiciosos por lo que considero que automatizar todo lo posible el proceso con herramientas digitales es la clave para el éxito.
El proceso de un onboarding digital sería el mismo que el tradicional analógico, lo que cambia es que se disfrutan de herramientas digitales para automatizar tareas operativas y repetitivas, o para facilitar la vida al trabajador como por ejemplo permitiendo que la información esté disponible «all the time» para que el trabajador pueda acceder cuando quiera.
P.- ¿Qué ventajas en concreto conlleva un onboarding de RRHH digital con respecto al tradicional que llamas en analógico?
TA.- La personalización y la interactividad en tiempo real que permiten las herramientas digitales en la incorporación de un nuevo empleado son algunas de las grandes ventajas que aporta la tecnología en este proceso pero son muchas más. Se mejora la inversión del tiempo, con lo que nos sobre más tiempo para el trato personal, para conocer el nuevo empleado y invertir nuestro tiempo y energía en crear estrategias.
Se disminuye la posibilidad de errores u olvidos, ya que si tienes un checklist automatizado, o un sistema de HRIS con un checklist integrado o una funcionalidad de onboarding: no te olvidarás de enviar la Prevención de Riesgos Laborales.
Si tienes una solución de firma electrónica como la de Signaturit, puedes hacer seguimientos de la firma facilitando así el seguimiento del proceso del nuevo empleado.
Otra ventaja es que la información compartida con el nuevo empleado desde el minuto cero está siempre actualizada y además disponible para toda la empresa con herramientas como Trello Board, Confluence o Google Drive.
Y lo que a todos nosotros más nos gusta mucho, ahorro económico. Con un buen onboarding con herramientas digitales integradas reducimos los costes de contratación al tener menos rotación.
P.- Puedes citarnos algunas herramientas digitales que utilices en este proceso de onboarding digital
TA.- Hay multitud de herramientas que se pueden clasificar según sean una checklists, chatbots, de Learning Management Systems, un herramienta especializada únicamente para el onboarding o que integren varias en un HRMS. En este post, también, hablamos del proceso de onboarding usando la firma electrónica.
En herramientas, puedo nombrar Trello, Talmundo, Factorial, Click Boarding, Cornerstone, Chief Onboarding y por supuesto Signaturit.
Para más ejemplos de herramientas suelo consultar los comparadores de software Capterra y G2crowd para estar actualizada lo máximo posible en las últimas novedades.
Pero si me gustaría añadir que no hay que perder de vista que somos personas, y que trabajamos con y para personas y por más tecnología que utilicemos. Éstas nos hacen la vida más fácil, pero la interacción personal sigue siendo muy importante. Desde mi punto de vista hay que combinar herramientas con personas que participen en el proceso de onboarding.
Perfil Thalita Antonioli
Thalita Antonioli, psicóloga brasileña que tras trabajar unos años en diferentes empresas en Brasil en el departamento de RRHH, se mudó a Barcelona para realizar el Master Europeo en Psicologia organizacional, del trabajo y de los RRHH, de la UB y Universidad Renee Descartes de París.
En la actualidad es Head of People de Signaturit, empresa tecnológica de Barcelona que digitaliza los departamentos de RRHH, desde la selección de candidatos hasta los procesos de trabajo internos, con su solución de firma electrónica.