¿Se puede medir la productividad en el teletrabajo?

Capell, Josep

Capital Humano, Nº 358, Sección Compensación y Beneficios / Tribuna, Noviembre 2020, Wolters Kluwer

La pandemia del Covid-19 y el estado de alarma obligaron a las empresas españolas a implementar el teletrabajo en todas aquellas posiciones en las que era posible. Debido a las circunstancias, como es lógico, este proceso se ha hecho de forma muy rápida y muchas empresas no estaban preparadas ni a nivel tecnológico ni, lo que es más importante, a nivel de cultura corporativa. Este último punto es fundamental para abordar una de las principales preocupaciones de las empresas, y es que la productividad del teletrabajo sea menor que en el presencial.

En este escenario post Covid-19, el concepto de productividad ligado al volumen de horas trabajadas que ya había dejado de tener sentido hace tiempo, se ha quedado patentemente obsoleto. Si quieren evaluar de forma precisa el rendimiento de sus empleados, las empresas deben pasar a enfocarse en un marco de trabajo por objetivos, con sus debidos KPI e indicadores. Una correcta cultura, corporativa y digital, será clave para que este modelo funcione, sin que haga mella en la productividad, sino todo lo contrario.

Algunas cifras y casos de éxito

La mayoría de informes apuntan a que la productividad del teletrabajo varía dependiendo del negocio, la actividad y el escenario de Teletrabajo. El propio Instituto Nacional de Estadística (INE) indica que los teletrabajadores son entre un 5% y un 25% más productivos que los trabajadores presenciales, mientras que algunos informes internacionales reportan cifras diferentes, pero en todo caso positivas.

Otro estudio de la Fundación Másfamilia y BICG, realizado entre compañías certificadas en EFR (Empresa Familiarmente Responsable), señalaba la productividad como uno de los principales beneficios del teletrabajo, ya que un 35% de los encuestados indica que, tras esta fórmula de trabajo, son más productivos.

Empresas como Cisco consultaron directamente a sus 2.000 trabajadores, un 69% de los cuales afirmaban ser más productivo cuando trabajaba de forma remota, y un 67% aseguraba que la calidad general de su trabajo mejoraba.

En un ejemplo incluso más reciente y concreto, la Administración de la Seguridad Social en EE.UU. asegura haber reducido un 11% el trabajo atrasado, al trabajar de forma remota durante la pandemia.

Pese a estos datos tan favorables, sorprende ver que todavía hay muchas empresas que no miden el impacto del teletrabajo. Concretamente, según el estudio de la Fundación Másfamilia, un 40% responde no haber medido indicadores de productividad en sus programas de flexibilidad. Sin embargo, medir la productividad efectiva de los teletrabajadores es clave para demostrar el beneficio de esta forma de trabajar. Sin una valoración objetiva del modelo será más difícil vencer las resistencias que aún perduran.

6 claves para evaluar la productividad de los teletrabajadores

Para ello, las empresas deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• — El primer paso, y fundamental, debe ser la definición de los objetivos. La importancia de la existencia de objetivos claros para llevar a cabo cualquier actividad organizada ha sido ampliamente reconocida desde hace años. Según Forbes, la probabilidad de errores aumenta hasta en un 40% cuando los empleados no saben qué resultados deben alcanzar. Además de claros y realistas, estos deben ser específicos, mensurables, asequibles, orientados a resultados y acotados en el tiempo. Así podremos valorar fácilmente si se han alcanzado o no. No podemos olvidar que, como hemos dicho, es necesario que nos aseguremos de que se ajustan a la nueva realidad del teletrabajador y de que este los conoce antes de empezar a trabajar.
• — Comunicación y transparencia deben ser piezas clave de la estrategia. Mantener abiertos los canales de comunicación entre la empresa y los trabajadores en remoto es vital, no solo para poder tener acceso a información importante para evaluar la productividad de los mismos, sino para impulsar la propia productividad. En una situación como la que vivimos, la incertidumbre reina y puede perjudicar el desempeño de nuestro equipo. Un buen flujo comunicativo nos permitirá ayudar a los empleados a comprender cuál es su tarea, ofrecerles apoyo para adaptarse a su nueva realidad laboral, responder a sus dudas y cuidar la cohesión de todo el equipo, etc. En definitiva, se trata de crear una «presencia virtual».
• Según Forbes, la probabilidad de errores aumenta hasta en un 40% cuando los empleados no saben qué resultados deben alcanzar
• — Tareas y procesos claros y comprensibles. No solo ayudarán al trabajador a entender qué debe hacer, sino que facilitarán el evaluar de forma objetiva el desempeño de éste. Para ello, es recomendable seguir el progreso diario del proyecto para conocer su estado en cualquier momento. También será útil reunirse de forma periódica para fijar, de forma conjunta, las siguientes tareas a realizar y en qué plazo de tiempo se completarán.
• — Métricas objetivas para evaluar la productividad. Alineado con el trabajo por objetivos y la orientación a resultados, a la hora de evaluar la productividad de los empleados, es recomendable que la empresa se decante por indicadores objetivos para huir de posibles sesgos. Pongamos algunos ejemplos: en el caso de programadores, se podría medir la cantidad de código desarrollado o el tiempo invertido para entregar un proyecto; para un trabajo de campo o para la Atención al Cliente, se podría medir la satisfacción del cliente; en el equipo de Marketing, se puede medir el coste por lead o la cantidad de leads generados… En definitiva, muchos de ellos son indicadores que ya se aplican, de hecho, en aquellas empresas que aplican el trabajo por objetivos.
• — Monitorizar primero las tareas que más valor aportan. Para evaluar el rendimiento de los trabajadores, más que realizar un seguimiento de todas sus acciones, es importante definir qué objetivos y tareas son prioritarios para la empresa y enfocarse en su monitorización. No significa que el resto deban descuidarse, sino que éstos deben ocupar el primer lugar a la hora de planificar la evaluación.
• — Contar con las herramientas adecuadas. La tecnología es de gran ayuda para monitorizar el rendimiento laboral de los trabajadores en remoto. Según los datos de un estudio realizado por Microsoft en 21 países europeos, la tecnología tiene el potencial de casi duplicar el número de empleados altamente productivos en la organización. Son muchas las soluciones disponibles en el mercado. Desde software de evaluación del desempeño, que nos ofrece datos de referencia con los que comparar la productividad de los empleados, hasta herramientas que calculan cuánto tiempo pasa un empleado trabajando en el ordenador o que nos permiten seguir el progreso de cada proyecto, identificar responsables, fechas de entrega, etc.

Las plataformas de medición ayudan a maximizar el teletrabajo, creando un marco de referencia para todos y, de paso, para cumplir la Ley de registro horario. Pero insistimos en que el paso previo necesario es contar con una cultura de medición y objetivos.

En conclusión, para poder realizar una medición precisa del nivel de actividad de los empleados que teletrabajan, resulta fundamental contar con una estrategia y con una cultura organizativa que, hasta la fecha, había resultado un freno importante para la implantación del trabajo en remoto en nuestro país. No se trata solo de mejorar la evaluación del rendimiento, sino también de impulsar el rendimiento en sí, con una perspectiva de inversión en la que el beneficio final puede superar con creces los costes necesarios para su puesta en marcha.