Javier Bello
Asesor Soluciones HCM en Cezanne HR España
El próximo 4 de mayo hay elecciones en Madrid. Hace tiempo que no votamos en un día laborable. Y eso plantea algunas dudas en el ámbito de los RRHH. Trabajadores y empresas dudan sobre los permisos necesarios para acudir al colegio electoral. Por lo que, diseñar un patrón de ausencias puede ayudar a todos a facilitar el proceso. Y, al mismo tiempo, garantizar que se cumple la normativa sin que el negocio quede desatendido.
¿Tienen derecho los trabajadores a un tiempo retribuido para ir a votar?
¿Cómo deben gestionar las empresas los permisos de voto?
¿Qué pasa con los trabajadores citados en una mesa electoral?
¿Cómo diseñar un patrón de ausencias que proporcione la información y visibilidad necesaria?
Estas son solo algunas de las cuestiones a las que hay que responder para que la jornada electoral interfiera lo menos posible en el desempeño ordinario de la actividad empresarial.
¿Tienen derecho los trabajadores a un tiempo retribuido para ir a votar?
El Real Decreto 605/1999 dice que los trabajadores que deban asistir a su puesto de trabajo durante una jornada electoral tienen derecho a solicitar un permiso retribuido de varias horas. Este derecho de los empleados por cuenta ajena tiene lugar en el supuesto de que sus horarios coincidan con el de las mesas electorales.
El decreto establece, además, un permiso retribuido máximo de cuatro horas que las distintas Comunidades Autónomas pueden regular. El número de horas también variará en función de lo que coincida la jornada laboral del empleado con el horario electoral.
¿Cómo deben gestionar las empresas los permisos para ir a votar?
En el artículo 13.1 del mismo Real Decreto se establecen los supuestos en los que el trabajador disfrutará o no de permiso retribuido para ir a votar:
- 1. Las personas trabajadoras cuyo horario de trabajo no coincida con el de apertura de las mesas electorales o lo haga por un período inferior a dos horas: No tendrán derecho a permiso retribuido.
- 2. Las personas trabajadoras cuyo horario de trabajo coincida en dos o más horas y menos de cuatro con el horario de apertura de las mesas electorales: Disfrutarán de un permiso retribuido de dos horas.
- 3. Las personas trabajadoras cuyo horario de trabajo coincida en cuatro o más horas y menos de seis con el horario de apertura de mesas electorales: Disfrutarán de un permiso retribuido de tres horas.
- 4. Las personas trabajadoras cuyo horario de trabajo coincida en seis o más horas con el horario de apertura de las mesas electorales: Disfrutarán de un permiso retribuido de cuatro horas En caso de trabajar la noche previa a la jornada electoral, se puede pedir libre, pero sin remuneración. Si el interesado quisiera cambiar el turno, la empresa estará obligada a concedérselo para que pueda descansar la noche anterior al día de la votación.
Si la noche que se trabaja es la del día de las elecciones, la empresa no tiene la obligación de cambiar el turno ni de dar horas libres al trabajador, puesto que la jornada laboral no coincidiría con la electoral.
Si el voto se produce por correo, el trabajador podrá ausentarse igualmente. Lo mismo si ha sido elegido para formar parte de una mesa electoral. En este caso, la empresa deberá conceder un día libre de permiso retribuido. Con presentar a la empresa la citación de la Junta Electoral es suficiente.
¿Qué pasa si te citan a una mesa electoral?
Si un trabajador es presidente o vocal de la mesa electoral tendrá derecho a permiso retribuido toda la jornada electoral si tuviese que acudir al trabajo.
Recuerda que los componentes de la mesa tienen que estar presentes en su constitución. Es decir, a primera hora de la mañana electoral. Ese día, el trabajador estará exento de ir a trabajar. Las horas serán retribuidas por la empresa. Además, presidente y vocales percibirán 65 € según establece el 25 y siguientes de la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General. Si es suplente, y finalmente no está en la mesa, no percibirá cantidad alguna.
Los apoderados e interventores, también presentes en el colegio electoral, no perciben la dieta de 65 € que concede el Estado. Pero, sí disfrutarán los mismos permisos que el resto de los componentes de la mesa. Eso sí, el permiso para los apoderados solo abarcará la jornada de votación. Si alguna de las personas trabajadoras comprendidas en este apartado trabajara en el turno de noche en la fecha inmediatamente anterior a la jornada electoral, podrán cambiar el turno. El objetivo es que puedan descansar la noche anterior al día de la votación.
Por otro lado, hay trabajadores que, sin estar presentes en el colegio electoral, también prestan servicios clave durante la jornada de votación. Hablamos de las personas de las juntas electorales o administraciones relacionadas con el proceso electoral. Pero, también, otros servicios públicos como bomberos, sanitarios, directores de medios de comunicación o jefes de informativos.
¿Y si trabajo al día siguiente a las elecciones?
Normalmente los recuentos acaban tarde, y los miembros de la mesa electoral tienen que quedarse hasta el final. Hay que completar el acta y firmarla.
Por eso, la normativa prevé para las personas que tienen que trabajar al día siguiente una reducción de la jornada laboral de 5 horas.
La concreción y regulación de dicho permiso se encuentra recogida en la normativa autonómica de desarrollo. Las Comunidades Autónomas son las encargadas de clarificar la forma de disfrute de estos permisos.
¿Cómo ayuda la tecnología a diseñar un patrón de ausencias?
Como ves, hay varios condicionantes a la hora de solicitar un permiso. Y, diferentes opciones para acceder a ellos. Por eso es importante que, tanto empleados como empleadores, puedan dibujar un patrón de ausencias claro, para visibilizar quién estará fuera, cuándo, por qué razón, cuánto tiempo, quién cubrirá su hueco, etc.
Puede parecer que unas horas es poco tiempo. Pero, si, por ejemplo, tienes una incidencia informática o sufres el ataque de un hacker, seguro que agradecerás que, con independencia del día que sea, tu proveedor te preste el soporte técnico que necesitas para resolver el problema. O, si necesitas adquirir un producto de primera necesidad, querrás que alguien atienda tu pedido a la mayor brevedad.
Entonces, hay diferentes maneras de gestionar estos permisos. Un software de RRHH en la nube es siempre la mejor opción. La más efectiva. Y, la más fácil, tanto para los empleados como para la empresa. ¿Cómo funcionan? Lo ideal es que el software incluya un módulo de gestión de ausencias con el que poder diseñar el patrón que mejor se adapte a los requerimientos de cada organización.
El patrón de ausencias se conformará con la petición de permisos por parte de los empleados. En cualquier momento, desde cualquier lugar, a través del móvil. Esto permite agilizar el proceso y proporcionar mayor autonomía para todos. Las solicitudes se enrutan automáticamente a través del ciclo de aprobación. Es decir, se dirigen al responsable técnico, manager o RRHH. O, si procede, se avanza en las diferentes etapas del proceso de aprobación o notificación, previamente establecido por la organización.
En cada paso, se activan los correos electrónicos y se actualizan las bandejas de entrada de tareas. De modo que, todo el mundo se mantiene informado en todo momento, sobre el estado de situación de la solicitud. Los empleados simplifican el proceso de petición de permisos. Y, los managers tienen visibilidad integral del patrón de ausencias de su equipo, en tiempo real. Esto evitará que se solapen las ausencias o que haya puestos o posiciones sin cubrir.
Diseñar un Patrón de Ausencias y automatizar y centralizar todo el proceso hace que todos aprovechen mejor su tiempo. Pero, también, que se puedan justificar, o, mejor dicho, acreditar, los motivos que causan esas ausencias. En el caso concreto de las elecciones, los empleados podrán solicitar el justificante físico de haber ido a votar o de formar parte de la mesa electoral. Este justificante se adjunta en el proceso de autorización. De esta forma, todo quedará documentado para facilitar la trazabilidad de la ausencia.