Especial Software: Como seleccionar software (y no morir en el intento)

Toni Matheu

Socio Director en Summar

Capital Humano, Sección Tendencias / Dossier, 16 de Marzo de 2023, CISS

El despliegue de un nuevo software de gestión acostumbra a formar parte de la tan popular transformación digital, a cualquier nivel de la organización (Empresa, Departamento, Equipo....). Cualquier revisión de los procesos de gestión, o el establecimiento de nuevos procesos, han de sustentarse en un software con capacidades funcionales y técnicas adecuadas. Estas capacidades requeridas suelen llevar a la implantación de un nuevo software, pues en cuestiones de tecnología suele ser más operativo sustituir software que evolucionarlo. De esta manera, la implantación de un nuevo software contribuye en la consecución de los importantes beneficios que la transformación digital de cualquier organización ha de alcanzar.

Pero, por otro lado, la implantación de un nuevo software de gestión requiere de un esfuerzo importante, tanto en medios humanos como económicos, y además, con la dificultad añadida de llevarse a cabo sin dejar de atender las tareas habituales, lo que algunos denominamos «arreglar el avión en pleno vuelo». A pesar de los potenciales beneficios asociados a un nuevo software, este sobresfuerzo dificulta las implantaciones, incluso llega a frenar alguna que, a pesar de considerarse conveniente, nunca se encuentra el momento adecuado para llevarla a cabo.

En definitiva, todo lo anterior explica por qué seleccionar software de gestión es una tarea poco habitual para la mayoría de clientes-usuarios, y lógicamente, esto facilita que se puedan cometer errores y faltas que repercutirán en el proyecto. Desde «nuestro lado de la mesa», como proveedores de software de gestión con experiencia en centenares de proyectos, nos atrevemos a ofrecer un breviario de buenas prácticas (que no consejos) que, aunque sencillas, seguimos comprobando que no siempre se cumplen. Quiero destacar que, aunque dichas prácticas son de validez general, están específicamente pensadas para la casuística del software para la gestión de personas.

• 1. El ánimo necesario para acometer un proyecto de este estilo es proporcional al número de personas implicadas. Como trabajo relevante que es, para la elección del nuevo software se ha de contar con la autorización y apoyo de la Dirección correspondiente, los análisis y comparativas los han de efectuar unas pocas personas con experiencia y perspectiva en la globalidad de los procesos («usuarios clave»), y se ha de contar con la opinión y colaboración puntual del máximo número posible de personas que luego participarán en el proyecto.
• 2. Es tan importante no olvidar ninguna necesidad relevante como no perderse en los detalles. Se deben evaluar los requerimientos y necesidades, tanto funcionales como técnicos, y sobre todo, priorizarlos adecuadamente. Los detalles, entre tecnológicos y funcionales, tienden a ser infinitos y su consideración dificultaría el proceso de selección.
• 3. Siempre es mejor ampliar un software que conectarlo con otro. Por eso, hay que tener en cuenta las posibles necesidades futuras, como, por ejemplo, si hoy vamos a seleccionar un software de RR.HH., es positivo que las alternativas dispongan de software de nómina integrado por el propio fabricante, por si más adelante decidiéramos cambiarla o apoyarnos en un outsourcer que ya la estuviera utilizando.
• 4. Elaborar una lista de candidatos, a partir de experiencias propias y de conocidos de la profesión, así como mediante búsquedas por internet en fuentes neutras, lejos de foros y enlaces patrocinados. Recomendamos prestar atención a las webs de fabricantes con contenidos claros y rigurosos, que den una buena idea inicial del alcance de su software y de que empresas lo están utilizando.
• 5. Llegados a este punto, es conveniente centrarse en unos pocos candidatos para conocer su software con más detalle, prestando especial atención a las grandes cuestiones funcionales. Esta fase es importante, pues constituye una evaluación de la capacidad de los diferentes proveedores: Cómo comprenden nuestras necesidades, cómo nos demuestran por pantalla su solución, si nos dan ideas y comparten experiencias valiosas de otros proyectos similares… etc. Unos servicios de calidad son necesarios para el buen fin del proyecto, y defraudar en esta fase no es indicativo de nada bueno.
• 6. Tras lo anterior, es conveniente evaluar otras cuestiones que, en su conjunto, deberían llevarnos menos tiempo que la fase anterior, como, por ejemplo:
  • a. Precio y costes de posibles ampliaciones futuras. Recomendamos contratar el software que nos haya parecido el mejor, y punto. En el mercado hay mucha dispersión en precios, y como suele ocurrir en las compras cualitativas, no siempre el software más oneroso nos parecerá el más adecuado.
  • b. Si el software seleccionado es en modo SaaS (en la nube), comprobar que llegado el momento tenemos la capacidad de extraer todos nuestros datos.
  • c. Averiguar qué grado de autonomía podemos alcanzar en el uso del software. Un grado de dependencia alto del proveedor suele implicar poca agilidad ante urgencias y costes altos.
  • d. Verificar que el proveedor pueda realizar desarrollos a medida, que deberían ser de poca entidad, pero llegado el caso, podrían aportar valor, como, por ejemplo, integraciones con otro software.
  • e. Con el apoyo de nuestros compañeros de IT, revisar la tecnología utilizada en cuanto a su reconocimiento y evolución en el mercado.
  • f. Nunca está de más pedir informes comerciales, pues una mala situación financiera del proveedor puede llevarnos a situaciones indeseadas.
• 7. Contrastar nuestras impresiones generales con alguna referencia o cliente del proveedor en cuestión, cuya participación en esta tarea debería ser mínima. A este respecto, no hay que olvidar que el software para la gestión de personas es «horizontal», es decir, no tiene diferencias relativamente grandes de un sector a otro.
• 8. Elegir bien el momento adecuado para iniciar todo el proceso, y en la medida de lo posible, hacer la selección y la implantación del nuevo software de un tirón, para así aprovechar adecuadamente el esfuerzo realizado.

Un estudio reciente de una prestigiosa universidad norteamericana concluyó que «los expertos no dan mejores consejos que otros, sino que dan más cantidad de consejos». Teniendo esto en cuenta, he intentado no extenderme y le he dado un enfoque de buenas prácticas. La contribución del software para la gestión de personas en la mejora de los puestos de trabajo de toda la organización es elevada, y por eso espero que el lector pueda aprovechar alguna de dichas buenas prácticas en breve.